私の職務上請求書の「利用の目的」の書き方

かつてしちゃった意地悪を懺悔させてください。

　戸籍や住民票を取得するための「職務上請求書」についてです。

　役所の窓口に行って申請するときに「利用の目的」欄の中身について、あれこれ聞かれるのを避けたくて、読む気をなくさせようとわざと難しく書いていたことがありました。

　知っている限りの法律用語を駆使して、あえて複雑に書いていたのです。

後ろ暗いところがないのだから、窓口の人に質問されたら答えればいいだけです。

それなのに、その当時は質問されること自体を封じてしまおうなんて、つまらないことを考えてしまいました。

　あるとき、私が意地悪く書いた「利用の目的」を、若い担当者さんがおろおろしながら訊ねてきたのを見て、心から悪いことをしたと思い、反省してやめました。

　以後はわかりやすく書くよう心がけています。

　意地悪をしてしまった窓口担当者さんたち、本当にごめんなさい。

一般民事のときの記載

　こちらも窓口の人もお互い仕事なのだから、スムーズに相手の意向を酌んだ方がいいはずです。

　こちらも事件の詳細は個人情報だからあまり記載したくないけど、窓口の人も個人情報に関わる書類をきちんとした理由もなく出せません。

　そのなかで、わかりやすく窓口の人が納得していただけるよう工夫します。

　私がいつもこんなふうに書いています。念のため、申請前に自分が書いた「利用の目的」について弁護士に確認をとるようにしています。

　訴訟提起の場合

「東京地方裁判所に損害賠償請求訴訟を提起するにあたり、被告の住所地を確認するため必要です」

提起済訴訟の場合

　「東京地方裁判所に係属中の損害賠償請求訴訟において、被告の現在の住所地を確認するため必要です」

　訴訟外の場合

　「不法行為による損害賠償請求において、相手の住所地を特定するため必要です」

　係属予定の裁判所と事件名までで、いつも問題なく窓口で対応していただいていますから、これくらい書けば大丈夫のようです。

わかるなら生年月日も知りたい

　住所を間違えて職務上請求用紙に記載してしまったり、聞いていた住所と少しだけズレている場合は、住民票は出してもらえません。

　こういうときに、窓口の人に

　「生年月日がわかりますか？」

と聞かれます。

住所が少し違っていても生年月日で同一性が確認されれば、住民票を出してくれる対応をとってくれることもあるようです。

相手方の住所確認などでは生年月日はわからないことが多いですが、わかるようなら一緒に書いておいた方がいいです。

個人情報保護のかたまりである戸籍や住民票を取得するには、気をつかいますね。

さて、今日も書面をつくりましょうか。