報告書は相手に報告するために書くのであって、自分がどれだけ調べたかをみせるものではありません

「君のつくる書類は情報だーっと並列されていて、わかりにくい。いろんなことを盛り込みすぎるのは君の癖だね」

　ボスに言われました。

　ザクッと刺さりました。確かにそうなのです。

　必要以上の情報はむしろ邪魔になるのに、ついあれこれ盛り込んでしまいます。

　書いた本人はわかっているのですが、読む側からしてみれば無駄が多くてどこを読めば欲しい情報が書いてあるのか掴みにくい報告書を私はつくりがちです。

盛り込みすぎる原因１　いじきたない

　調べものをした報告書は、必要以上に調べた内容を盛り込みたくなります。せっかく手に入れた情報だからお伝えしたくなってしまうのです。

　情報は多い方が判断材料も増えるはずです。

　多少ボリュームがあっても、順を追って読んでいけばわかると思っていました。

　でも、考えてみたら、単なる私のエゴでした。

　私の「調べた」の労力を見せたいだけだったのでしょう。

盛り込みすぎる原因２　足りなかったどうしよう

　報告書を一回読めばすべて理解できる、というのは理想です。

　とはいえ、必要以上に、その理想を追い求めていたのかもしれません。

　補足の説明を求められたら、すればいいだけです。

　一発でなんでもかんでもクリアしようとしないことですね。

盛り込みすぎる原因３　読む人の視点が欠けている

　原因１と原因２は、あくまで私の視点で報告書をつくっているから生じるしくじりです。

　求められているものを把握し、過不足なく提供するという基本ができてなかったみたいです。

　実際の調べる作業より、前段階の報告書の設計の方に重きをおくべきでした。

　今、すごくしょんぼりしています。　　自分のこれまでの報告書つくりを振り返ってみると、ただただ「私はこんなに調べた」「こんなに複雑な計算をした」と羅列していただけだったかもしれません。なんだか恥ずかしいです。

　以前のブログで「人の話を聞くのは難しい」と書きました。自分は人の話を聞けているつもりで書いていました。

でも、私は求められているものを聞き取ることができていなかったのですね。今こうして書いていることも自信がないし、とても恥ずかしくなってきました。

　子どもの頃先生に言われた「相手の立場に立って考えなさい」という教えはまだ身についていないようです。齢５０歳にして、いまだ発展途上の私です。

　自分の至らない部分を知ると、落ち込みます。いい年の大人なら尚更です。

　でも、自分ではみえないものを見るチャンスでもある、と思うことにしましょう。

　さて、独りよがりの報告書をもっとわかりやすくつくりなおしましょうか。独りよがりの癖もよくみつけていこう。