やっぱりメモすることが大事なのです

　私がやりがちな失敗のひとつに「電話をとりついだ相手の名前を忘れる」というのがあります。

　電話にでて弁護士にとりつぐときにはもう相手の名前がわからなくなってしまうのです。

　「東京地方裁判所民事０部０係霞が関書記官からお電話です」と言うべきところ、聞いたはずの相手の名前がとんじゃって「…裁判所からお電話です」ということになってしまいます。一瞬で名前がとんじゃうのです。

　一瞬のことでも、ちゃんとメモをとれという話なのです。

名前からメモする

　耳から聞いた先から名前がとんじゃうことが多いので、最近はまず名前からメモしています。

　私は所属・部署名はなんとなく耳に残りやすいので、後からメモします。

　それにメモしきれないときでも名前より部署名などの方が、聞き直しがしやすいように思っています。

部署、電話番号はしっかり聞き取る（損保会社は特に）

　会社の内部の人からすると当たり前なのでしょうが、大きな会社は部署名が長くて一度聞いたくらいではメモできません。

　しかし、だからといってメモを端折ってしまうと、こちらから電話をかけたときに相手の呼出しに手間がかかってしまいますし、文書を送るときにも不便です。

　しつこく聞き返してでもきっちり確認します。

　交通事故事件で損保会社から電話がかかってくると、必死です。もう長い長い。

　同じ営業所内でも物損担当者と人身担当者は別だったりしますから、意識してそれぞれの担当者名と電話番号をメモしておかないと混乱します。注意が必要です。

　さらに、自賠責と任意社が同じ損保会社であるときは分かりにくくなります。

　自動車保険は、強制加入の自賠責のほかに、大抵のドライバーは任意に自動車保険に加入しています。自賠責でカバーできない金額を任意社が負担するという形になるのです。

　そうすると損害賠償の窓口は任意社となり自賠責の請求もセットですが、自賠責だけこちらで請求手続きをすることもできます（これが私の仕事のひとつです）。

　まれに任意社と自賠責の損保会社は一緒のことがあります。こういうときは、混乱必至なので神経使って担当部署と担当者、電話番号を書き取っておきます。

紙ごみは捨てない

　　あとで必要だからと電話番号と担当者名をメモ紙に書いておく、メモ紙がどこかにいってしまう、という悪い流れはよくおこります。

　必要な情報は電話連絡帳などに集約しておかなくてはなりません。

そして、勝手に他人のメモ紙は捨てないことです。自分のメモ紙はいいとして、ごみにしか見えない紙切れに、大事な電話番号がメモされていることは本当によくあることです。

　紙ごみは、必ず本人に確認してから捨てましょう。できればシュッレダーにかけず、最悪、後で拾えるように紙のままの状態で捨てましょう。

　一言でいえば、自分の瞬間記憶をアテにせず、かつ横着せずメモをとれ、という話です。

令和の時代です。連絡はだいたいメールで済ませるご時世です。

　それでも、電話で話をしないと始まらないことは多々あります。

　連絡先のキープは大事です。

さて、今日も書面をつくりましょうか。