戸籍魂に火をつけろ

戸籍を集めるには、役所の戸籍係の担当者さんにうまく協力してもらいましょう。

役所の方は、まじめで丁寧な仕事をしてくださいます。

「なにを」求めているか、どこまでわかっているのかをはっきりさせることで、戸籍係の担当者さんのやる気スイッチの入りやすくなると思うのです。

私は担当者さんにわかりやすくする工夫を「戸籍魂に火をつける」と呼んでいます。

求めているものを明らかにする

　相続なら被相続人、というように誰をターゲットにしているか、そして「出生から死亡まで」とか「第三位の法定相続人まで」というように求める範囲を明らかにします。

　本人特定のために、生年月日も明示しておいた方がいいです。

申請書に齟齬があっても、生年月日が合致すれば対応してもらえることもあります。

わかっている情報を示す

　戸籍をたどってきて、わかっていることも申請書や別紙で書き添えます。

　例えば「出生から昭和○年婚姻までで貴庁で交付いただける戸籍のすべて」という感じです。婚姻後の戸籍からたどってきて「昭和○年の婚姻までの戸籍はたどれたので、その前の戸籍が欲しい」というこちらの意向を伝えます。

また「改製原戸籍は取得済みです。その前の除籍謄本と、他に該当する戸籍があれば交付願います」というふうに、持っている戸籍を明らかにしておけば、担当者さんが「除籍謄本の他に改製原戸籍があって必要なはずなのに…」と迷わせてしまうことも防げます。

複雑な相続関係の場合は、わかっている範囲で相続人関係図を添付すれば担当者さんもやりやすいと思います。

直接役所に行って申請する場合は、担当者さんに丁寧に説明します。

申請時点で分かっている範囲でつくった相続人関係図を持って行くと説明しやすくなります。

郵送の場合は担当者さんの顔が見えないので、申請書に沢山書き込んだり別紙を添付したりして説明を足します。

お願いする方と交付する方が目的を共有できれば、双方にとっていい仕事になります。いい仕事をして、いい仕事をさせてあげたいですよね。

さて、今日も書面をつくりましょうか。