必要な情報が網羅されてわかりやすいのがよい書類です

しくじりました…。

　　　住　所　　　　　　　　　　　　　　

　　（以前の住所）　　　　　　　　　　　

　というふうな書類をつくって依頼者さんに書き込んでもらうようお願いしたところ、２行をつかって以前の住所を書き込んでこられました。

　確かに、この住所欄をみると「以前の住所を２行を使って書く欄」ととれます。

　私の脳内にあった「現在の住所」と「以前の住所」を併記するための住所欄という着想は伝わりませんでした。

　思い込むともう見えない

　私はなにも考えず、この自分の着想が依頼者さんに伝わるものだと考えていました。この欄をみればわかるだろう、当然そう書いてよね、と思っていました。依頼者さんが書いてこられた書類を見て、初めて私と違う着想に気が付いた次第です。

　自分のつくった書類にはどうしても自分以外の視点が欠けます。自分がつくった書類は誤字脱字がわからなかったりします。他人がつくった書類は誤字脱字もアラも見えるのに、自分がつくった書類は誤字脱字もこういったアラも見えないのです。

　これはどんなに努力してもしょうがないのかなあと思います。

　いくらチェックしても、自分の視点はどこまでいっても自分でしかないのですから。

　せめてもの対策

　だからといってもさじを投げちゃうわけにもいきません。

　できることはあります。

　手を抜かずに、うっとおしいくらい添え書きを加えることかと思います。

　しつこいくらいに丁寧に説明をしてしまえばお互いに誤解が生じる余地がなくなります。

　あまりこまごまと説明してしまうと依頼者さんに失礼かなあとは思いますが、誤解が生じないためには必要なことかもしれません。

　私の反省点

　また、私が反省すべきなのは、そもそも今回の書類に「以前の住所欄」が必要だったかということです。相手方の事務処理に都合上、現在の住所と以前の住所と両方わかった方が便利かなあと、私が勝手に考えて２つの住所を併記する書類をつくりました。相手方の事務処理の都合まで私が考える必要があったのでしょうか？

　余計な欄をもうけるから依頼者さんも誤解するのです。本当に必要な情報だけをわかりやすく並べればいいのです。

　まだまだです。必要な情報を網羅したわかりやすい書類を、次こそはつくります。